ACCESS

Conceptos Calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión.

Una expresión se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.

Operadores.

• operador +, se utiliza para sumar dos números.
• operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos números.
• operador *, se utiliza para multiplicar dos números.
• operador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente )
• operador / , se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante.
• operador \, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero.
• operador Mod, divide dos números y devuelve sólo el resto.
• El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.

También se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así evitar errores o confusiones.

Operadores Y y O

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que

el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio

< 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador O, el registro

aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el

operador Y.

En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:Si queremos que las condiciones queden

unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y

siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población y Fecha de nacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero únicamente aparecerán aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.

¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia por encontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros.

C46 - Modificar Diseño de una Consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta debemos: 

• E1: Ir al Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
• E2: En el Menú Contextual seleccionamos Vista Diseño.

C47 - Diseño de Consulta con varias Tablas

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos. 

• E3: Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:

Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda  tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y así sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones gigantescas.

Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.

C48 - Como realizar una Consulta

• E4: Creamos una base de datos llamada Universidad. En ella tendremos los datos de las carreras de una Universidad, los alumnos que cursan esas carreras, los nombres de los mismos y las materias a cursar. Para eso creamos las siguientes tres tablas: Carrera, Alumnos y Materia. 

• E5: Una vez completas las tablas y realizadas las relaciones vamos a Crear > Diseño de Consulta y seleccionamos las tablas a consultar. En este caso Alumnos y Carrera.

• E6: Arrastramos los ítems que queremos que salgan en la consulta y hacemos click en Ejecutar y nos queda la siguiente Consulta. 

• E7: Clickeamos el ícono de guardar, le ponemos el nombre deseado y guardamos. 

Reflexión:

Nunca había trabajado con Access, es muy importante saber trabarlo muy bien, ya que tiene infinidad de opciones para hacer una buena Base de Datos. Hay mucho para aprender sobre Access, es útil tanto en lo profesional como en el nivel universitario; si aprendemos a utilizarlo bien puede sernos útil para muchas tareas.

Fuentes:

1- http://www.aulaclic.es/access2007/t_7_1.htm (consultado el día 04-11-14)

2- La Biblia de Access 2007 (.pdf facilitado por el profesor Bertocchi)