LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES

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

Este modelo especifica variables particulares de una organización, estas son: las tareas, la estructura, la tecnología y las variables humanas.

• La variable estructura, hace referencia a los sistemas de autoridad, comunicación y el flujo de trabajo de la organización.
• La variable tecnología, se incluye el equipo y la maquinaria que se requiere para la realización de las tareas.
• La variable tarea, se refieren a todas las tareas relacionadas con los productos y servicios de la organización.
• Las variables humanas, hace referencia a todas las personas que realizan las tareas asociadas con los productos y servicios de la organización.

Leavitt propone que el cambio en una de las variables que componen el modelo afectara las demás variables. A demás se describe que las variables de este modelos son dinámicas e interdependientes, esté es un modelo simple que realiza cambios de forma causal con respecto a cada variable.

Este modelo nos permite analizar un cambio de gestión, basado en la idea de que es raro que cualquier cambio se produzca de forma aislada.

Un cambio en alguna de las áreas, estimula o exige cambios en las demás áreas, independientemente de la relación que exista entre ellas. Por ejemplo, la revisión de las estructuras administrativas puede implicar cambios en los salarios y los sistemas de recompensa, facturación, compras o interna de costos. 

Cabe destacar que adquirir una tecnología es un curso de acción formulado en los planes estratégicos de la organización en la búsqueda de impactar su competitividad y sus procesos críticos. Pero operacionalizar esta estrategia es un punto de bifurcación que dispara la entropía en todos los subsistemas del Modelo Dinámico Organizacional.

Como ejemplo de un cambio organizativo con respecto al componente "Tecnología" se puede tomar el caso del Instituto de Obra Social de la Provincia de Entre Ríos.
Hasta el año 2009 la obra social contaba con un "carnet prestacional" que cada afiliado debía presentar al momento de acercarse hasta Casa Central y pedir una orden de consulta. Constaba de una planilla donde se anotaban cada una de las ordenes de consulta emitidas, fecha y prestador.
Luego de un extenso trabajo del Departamento Informático del IOSPER, se llegó a la creación de la "TARJETA MAGNÉTICA" que cada afiliado debe tener.
Las tarjetas cuentan con un código único para cada aportante y cuando éste concurra a algún consultorio médico debe presentarlo para que la secretaria/o del lugar ingrese a la página del IOSPER y realice el trámite necesario para confirmar datos y autorizar la atención del profesional y el coseguro será cobrado por el profesional en el lugar de atención. el desarrollo de este sistema se realizó a través de los empleados del Departamento de Informática de la obra social y no se contrató ninguna empresa privada para llevarlo adelante.
La gestión también puede ser realizada por los mismos afiliados, a través del sitio oficial www.iosper.gov.ar. Allí, un enlace lo lleva a esta orden particular donde se cargan los datos del beneficiario y el profesional.
Entre los ítems referentes al diagnóstico, el afiliado debe completar una serie de preguntas que justifiquen esta atención especial por parte de los médicos. Una vez hecha la carga de datos, se puede imprimir la orden de consulta que el afiliado conformará y entregará a su médico.
De esta manera, los afiliados ya no deben concurrir al Instituto para solicitar una orden, sino emitirla desde sus domicilios, sin necesidad de largas colas y esperas.

Ejemplo de ciclo de vida de los datos:
Solicitud de mayor monto de reconocimiento por servicios asistenciales (Reintegro).

El circuito administrativo comienza en las oficinas de Mesa de Entradas de la Obra Social de la Provincia de Entre Ríos:

1. Generación y captura de datos: la presentación de la documentación (notas, facturas, prescripciones médicas, presupuestos) se hace en Mesa de Entradas. Se caratula el trámite y se le asigna un número de expediente, el cual se carga en el sistema de administración de expedientes que la Obra Social utiliza internamente (G-LINK).
2. Evaluación: se evalúa el trámite y, de acuerdo al tema del que se trate, se envía a la oficina pertinente para comenzar el circuito administrativo del expediente. En este caso, se remite a la Dirección Técnica Médica, la cual emitirá opinión al respecto y luego enviará el expediente al Departamento de Facturaciones para continuidad del trámite.
3. Destrucción: en nuestro ejemplo, los datos no se destruyen, sino que se van recopilando a medida que avanza en el circuito administrativo.
4. Almacenamiento: los datos se cargan, desde un principio, en el Sistema (G-LINK). Por otra parte, cada Área por la que el trámite atraviesa, a su vez carga información pertinente en su respectiva sección del sistema, además de añadirlos en planillas de Excel o documentos de Word, por citar algunos ejemplos.
5. Transporte: los datos (expedientes) se transportan de Área en Área, a través de movimientos de documentación administrativa que son reflejadas en el Sistema, a medida que las secretarías la reciben.
6. Recuperación: los datos pueden ser recuperados y/o consultados al ingresar al Sistema, mediante el rastreo por número de expediente. También existe la posibilidad de recuperar información a través de consultas que se hacen en el ámbito de la red interna.
7. Reproducción: los datos, internamente, se reproducen mediante: a) fotocopiado de expedientes; 2) a través de la carga en sistema, que luego permite realizar impresiones; y externamente (seguimiento del trámite por parte del afiliado) mediante: a) consultas telefónicas, b) consultas web.
8. Trámite del que se trate. En nuestro caso, los datos pertenecen a un pedido de mayor reintegro en concepto de servicios asistenciales.
9. Análisis: por lo mencionado en el anterior punto, se tiene que las Áreas encargadas de evaluar los datos serán: a) aquellas que brinden una opinión médica respecto del pedido; b) aquellas que emitan una opinión legal pertinente; c) aquellas quienes resuelvan hacer lugar (o no) al reclamo; y d) las que se encarguen de liquidar el monto del reintegro.
10. Operaciones: un trámite como el que estamos describiendo, implica evaluar los datos, tanto en la parte médica como en la parte contable. En el segundo caso, significa la posibilidad de optar entre, por ejemplo, el porcentaje del valor de las prácticas a reconocer. Ello también trae aparejada la necesidad de cargar los datos en Sistema, a fines de llevar un control mensual de montos, por citar un ejemplo.
11. Síntesis: todo expediente administrativo termina en un dictamen o Resolución, con el cual se da por finalizado el trámite. Estos documentos son de carácter público y pueden ser consultados.
12. Las Áreas competentes, a fines de que procedan conforme a lo resuelto por la Superioridad.

Tipos de Informes utilizados en IOSPER:

• Informes Periódicos: una vez por semana, se notifica a los jefes de cada Departamento, mediante un Boletín on-line, lo tratado en reunión de Directorio.
• Informes de Datos Críticos: se utiliza en el área de Facturaciones, para informar inconvenientes o diferencias en pagos a afiliados y prestadores.
• Informe al Instante: solicitado por Asesoría Legal, sobre un expediente, para contestar Amparos y/o intervenir en Mediaciones con afiliados.
• Informes de Excepción: el que realiza el encargado de Recursos Humanos ante determinada falta o incumplimiento por parte del personal.

Efectos Positivos:

• rapidez para procesar información;
• exactitud en los cálculos;
• facilidad para manejar grandes volúmenes de información;
• capacidad de almacenamiento de información;
• calidad de presentación de los resultados;
• reducción de costos a largo plazo;
• información rápida para tomar decisiones;
• permite compartir información entre usuarios;
• genera conocimiento.

Efectos Negativos:

• altos costos iniciales;
• dependencia del funcionamiento del sistema;
• rápida obsolencia de hardware y software;
• automatización del personal;
• requiere capacitación y personal especial;
• vulnerabilidad ante "virus";
• resistencia del personal al cambio;

Reflexión:
Los sistemas de información logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización y así agilizar las operaciones de una organización y lograr un mayor uso de las tecnologías de una empresa. El modelo Leavitt nos muestra exactamente de que se trata:  son cuatro cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información; interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Fuente:

1- http://www.eumed.net/libros-gratis/2011e/1099/otros_tipos.html

2- http://www.monografias.com/trabajos32/emociones-y-empresas/emociones-y-empresas2.shtml